Медиа-банк

Помощь экспоненту: секреты эффективной выставки

                                                                    Цели и задачи выставки

Основная цель деятельности организации – получение прибыли. Поэтому, все цели в конечном итоге сводятся к удержанию старых и привлечению новых клиентов.

Задачи вашего участия в выставке должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми и иметь временные рамки. Это является одним из ключевых моментов при планировании участия в выставках. Например, цель – «подписать 200 новых Партнеров» или «найти 300 покупателей, готовых сделать заказы более чем на 5 тысяч руб.», «получить доход 10 млн. руб. в течение 3-х месяцев» или «презентовать и продать новинку 2 тысячам человек».

Важно чтобы за достижение поставленных задач отвечали конкретные сотрудники. Если ответственность общая, то за решение задач не отвечает никто.

Наталья Юхневич, Партнер Компании в статусе Президент:

«В зависимости от цели, которую вы ставите перед собой,  и проходит подготовка к мероприятию. Это может быть:

1 – рекламно-информационная кампания,

2 – увеличения товарооборота,

3 – увеличение количества клиентов,

4 – поиск новых бизнес-Партнеров,

5 – привлечение к участию в выставке новичков и их экспресс-обучение на практике.

Если вы хотите получить от выставки максимальную отдачу, лучше сразу определить конкретную задачу.  Как показывает практика, если погнаться за двумя зайцами, совмещая цели 2 и 3, не будет ни продаж, ни притока постоянных клиентов. Четко поставленная на начальном этапе цель позволит организовать мероприятие в соответствии с ней от начала и до конца. Все внимание будет сфокусировано на выполнение конкретных задач, поэтому и результат не обманет ваших ожиданий».

                                 Разработка концепции участия  в выставке

При разработке выставочной концепции решите, на какие группы посетителей будут направлены ваши основные действия, определите интересы ваших потенциальных клиентов и разработайте детальное предложение для ваших целевых групп.
Основные вопросы, которые следует решить в этом направлении:

• какими методами вы будете реализовывать поставленные цели и задачи, какие для этого необходимы ресурсы (материальные, человеческие);
• кто входит в вашу целевую аудиторию и какую информацию вы хотите до нее донести;
• Определите интересы ваших потенциальных клиентов и разработайте детальное предложение для ваших целевых групп. Исследования показывают, что основными целями посетителей выставок являются: расширение и налаживание деловых контактов, поддержание связей и отношений с партнерами, ознакомление с новыми товарами и возможностями их применения, сравнение однотипных продуктов, изучение конкурентов, получение новых знаний и повышение квалификации.

Инна Бороздина, Партнер Компании в статусе Президент:

«В мае 2013 года Партнеры «Артлайф - Кубань» приняли участие в 12-ой  региональной Выставке «Beauty Show» в Краснодаре. Это одна из крупнейших профессиональных площадок в сегменте индустрии красоты на юге России. Ежегодно ее экспонентами выступают порядка 130 компаний, представляющих разнообразную продукцию и технологии, широко применяемые в работе салонов красоты, фитнес-клубов, СПА-центров и парикмахерских.

За время работы выставки мы с Партнерами провели множество косметических показов, которые позволили нашим клиентам в полной мере оценить все преимущества продукции «Артлайф» и заметно увеличить число продаж.

Как показала наша практика, на мероприятиях очень хорошо продается не только косметика, но и функциональное питание, белковые коктейли, а особенно «кулинарная косметика». Это действительно тренд XXI века, эксклюзивная новинка, которая была представлена только в «Артлайф». Покупатели отметили и еще одно явное наше преимущество – соотношение цены и качества продукции».

                                                                          Бюджет выставки

Общий бюджет участия в выставке складывается из учета расходов на 3-х этапах: предвыставочном, выставочном и поствыставочном. Необходимо отметить, что на конечный результат влияет не только сумма вложенных средств, но и правильность их распределения.
Примерный бюджет участия в выставочном мероприятии может выглядеть следующим образом: Расходы (Планируемые/Фактические/Расхождения):

1.  Аренда выставочной площади (м2)

• Регистрационный сбор.

2. Выставочный стенд

• Проектирование;
• Строительство;
• Оформление;
• Дополнительное оборудование;
• Эксплуатационные расходы (электричество, вода, телефон, интернет, и т.д.);
• Прочие расходы.

3. Рекламная кампания

• Целевые рассылки;
• Телемаркетинг;
• Реклама в печатных изданиях;
• Промо-акции;
• Спонсорство;
• Прочие расходы 

4. Полиграфическая и сувенирная продукция

• Брошюры, буклеты;
• Каталоги;
• Пресс-релизы;
• Прайс-листы;
• Регистрационные анкеты посетителей;
• Сувениры, подарки и т.д.;
• Прочие расходы.

Инна Бороздина:

Для оформления нашей экспозиции мы использовали стойки, баннеры и плакаты «Артлайф». На стенде был представлен весь ассортимент косметической продукции. Мы очень постарались для того, чтобы он  выглядел эстетически привлекательно! Всем нашим гостям Партнеры дарили буклеты «Лето», флаеры по косметике и функциональному питанию, газеты «Артлайф», не забывая прикрепить к ним наши визитки. Поэтому у всех посетителей нашей экспозиции осталась не только приятное впечатление от  знакомства с продукцией компании, но и повод  снова придти к нам за покупкой».  

5. Персонал

• Обучение;
• Привлеченный персонал;
• Переводчики;
• Форменная одежда;
• Прочие расходы.

6. Услуги

• Погрузка;
• Уборка;
• Охрана;
• Технический персонал;
• Фото и видеосъемка;

7. Транспортные расходы

• Транспортировка оборудования, материалов и т.д.;
• Прочие расходы.

8. Кейтеринг

• Продукты и напитки;
• Посуда и столовые принадлежности;

9. Прочие расходы

• Проведение семинаров, презентаций и т.д.;
• Проведение маркетинговых исследований;
• Страхование;
• Представительские расходы и т.д.

10. Непредвиденные расходы

Рост цен, увеличение расходов и т.д. Примерно 10% бюджета.

Любовь Еремеева, Партнер Компании в статусе Президент:

«Любая выставка, которая организована качественно и эффективно, обязательно принесет результат. И в первую очередь – это узнаваемость бренда, информированность рынка о вашей продукции. Компания «Артлайф» – лидер отечественного рынка продуктов здорового питания, преуспевающая компания с надежной репутацией, поэтому так важно, не уронить ее имидж. Главная задача –  продемонстрировать  потенциальным клиентам свою компетентность и провести мероприятие на высоком профессиональном уровне.

В таком важном деле необходимо учитывать все до мелочей: от лиц ответственных за регистрации компании на выставке, до количества стаканов и мощности бойлера».

                                                                    Этапы подготовки к выставке

Составление календарного плана выставок и графика подготовки к ним позволит систематизировать выставочную деятельность Вашей компании и повысить ее эффективность!

Планомерная подготовка к выставке начинается за год до ее открытия и включает в себя следующие этапы:
За 12 месяцев. Оцените и выберите выставку, рассчитайте и утвердите ее бюджет, подтвердите бронирование и подпишите договор.

За 10 месяцев. Изучите пакет документации экспонента, заполните и отправьте все формы и бланки. Запросите у организаторов программу выставки. Подтвердите участие вашей компании в мероприятии. Поддерживайте связь с организаторами выставки, чтобы всегда быть в курсе всех изменений.

За 6 месяцев. Определите, какие товары или услуги будут представлены на выставке. Закажите выставочный стенд в профессиональной компании. Совместно с Партнерами разработайте план продвижения вашей компании на выставке. Сообщите организаторам о мероприятиях, которые вы предполагаете провести на выставке.

Наталья Юхневич:

«Выставки – это командная работа. Поэтому необходимо со всеми участниками команды проговорить и согласовать цель данного мероприятия. Приведу такой пример из практики: один Партнеров у стенда представляет клиенту продукцию и оформляет продажу. А другой, в это же время начинает рассказывать вновь подошедшему гостю о клиентской карте, по которой можно приобрести товар со скидкой в офисе. В результате, и сделка разладилась у первого Партнера и клиентское соглашение не подписано у второго, т.к. человек подошел купить сейчас, а не анкету заполнять и идти потом куда-то.

Составьте договор об условиях и правилах работы в команде.  Он поможет организовать  слаженную работу коллектива в ходе выставки».

За 4 месяца. Определите список Партнеров, которые будут работать на выставке, распределив между ними ответственность. Проведите совещание по бюджету и планированию. Утвердите окончательный бюджет. Разработайте пресс-релизы и подготовьте рекламные материалы компании, которые можно будет использовать на выставке. Утвердите проект выставочного стенда. Закажите у организаторов пригласительные билеты на выставку. При необходимости зарезервируйте номера в гостинице и авиабилеты.

За 3 месяца. Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей вашего стенда. Разошлите пресс-релизы в печатные издания.

За 2 месяца. Контролируйте график выполнения работ. Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности. Рассылайте персональные приглашения постоянным и потенциальным клиентам. Окончательно определите расписание и условия работы на выставке. При найме привлеченного персонала подтвердите заказ. Подготовьте проект письма и необходимые материалы для рассылки клиентам после выставки. Подтвердите бронирование гостиницы и авиабилетов.
За месяц. Организуйте обучение Партнеров работе на выставке. Проведите повторную рассылку приглашений на выставку. Оформите страховку, если она предусмотрена среди услуг организаторов.

За две недели. Активизируйте предвыставочную подготовку Партнеров. Обзвоните ваших потенциальных и постоянных клиентов и партнеров. Утвердите график встреч на выставке.

                                                         Средства информирования посетителей

1. Адресные почтовые и факсовые рассылки фактическим и потенциальным партнерам, сотрудникам СМИ, представителям областной и городской администрации.

2. Телемаркетинг – приглашение на выставку и общение с потенциальными целевыми посетителями по телефону.

3. Размещение подробного анонса вашего участия в выставке на корпоративном сайте, на сайтах ваших партнеров, на сайте выставки, на профильных интернет-порталах.

4. Приглашение ваших клиентов в ходе личных встреч.

За неделю. Проведите завершающее общее собрание и инструктаж выставочной команды. Подготовьте оборудование и рекламные материалы к заезду на выставку. Соберите все необходимое на выставке.

Дни монтажа выставки. Контролируйте монтаж стенда. Желательно, чтобы он был установлен как можно раньше.

Заезд на выставку. Привезите необходимое оборудование и материалы. Полностью подготовьте стенд к работе.

Дни работы выставки. Ежедневно проводите собрания команды, при необходимости вносите оперативные изменения. В последний день работы проведите общее собрание – обсудите, что прошло хорошо и что должно быть изменено к следующей выставке. Договоритесь о бронировании места на следующий год, если это необходимо и возможно. Подготовьтесь к демонтажу и выезду с выставки.

В течение 48 часов после выставки. Отработайте самые перспективные контакты, полученные на выставке.

В течение 10 дней после выставки. Разошлите коммерческие предложения и подробную информацию по запросам, полученным на выставке. Обзвоните потенциальных клиентов и удостоверьтесь в получении вашей информации. Разошлите благодарственные письма всем посетителям вашего стенда.

В течение месяца после выставки. Подведите предварительные итоги участия в выставке. Установите контакты со всеми посетителям вашего стенда.

Анна Ремейко, Партнер Комапнии в статусе Рубиновый Директор:

 «Все наши затраты на участие в выставке – ярмарке здорового образа жизни «Народная медицина. Здоровье и долголетие 2012» окупились сторицей. Она проходила в крупнейшем выставочном центре Ростова-на-Дону «ВертолЭкспо» при поддержке Геннадия Малахова. Более 100 компаний из разных регионов России представили здесь новейшие методики диагностики состояния организма, средства повышения иммунитета, лечебную косметику и многие другие продукты.

Главное - правильно выбрать выставку, и тогда успех гарантирован. На месте нас уже ждала наша целевая аудитория: люди, которые затратили свое время и деньги в поисках продукции для здоровья. Они находились в активном поиске новой информации о необходимых товарах и услугах, поэтому «сами шли в руки».  Безусловно, гости выставок более восприимчивы к предложениям дистрибьюторов, чем клиенты, с которыми мы работаем на холодном рынке.

Поэтому каждому, кто с интересом останавливался у нашей стойки, задавал вопросы и дегустировал продукцию, мы дарили пригласительный билет  на праздник в наш Центр Красоты и здоровья. Его мы, конечно же, организовали специально, чтобы закрепить контакты и привлечь новых людей в наш бизнес».

                                        Как привлечь внимание посетителей к Вашему стенду?

1. При оформлении стенда учитывайте, что посетители будут осматривать стенд в три этапа: с большого, среднего и близкого расстояния.

2. Хорошо привлекает внимание демонстрация рекламных роликов и фильмов на плазменной панели, мониторе или проекционном экране.

3. Слова «новый» или «новинка» всегда интригуют и привлекают посетителей. Желательно чтобы они присутствовали на вашем стенде.

4. Используйте прямое обращение, которое привлечет внимание вашей целевой аудитории, например: «Мастерская косметолога»

5. Подписывайте образцы вашей продукции, фотографии, схемы, графики, диаграммы, таблицы, рисунки и т.д. Посетителей могут заинтересовать интересные истории или факты, связанные с производством ваших товаров.

6. Дегустации, косметические показы, демонстрирующие немедленное действие продукта – один из наиболее эффективных способов привлечения внимания на выставке. 

Татьяна Гончарова, бренд-менеджер Компании по косметике:

«Выставка – отличный повод познакомить Клиента с новыми продуктами, дать ему возможность оценить запах, текстуру, действие того или косметического средства. 

• Обращайте внимание Клиента на упаковку и старайтесь подчеркнуть ее достоинства – яркий, привлекающий внимание дизайн, удобный для применения флакон или диспенсер, наличие в упаковке вкладыша с описанием всей серии продукции и т.д.
• Дайте возможность Клиенту оценить результат, эффект от применения того или иного косметического продукта. Для этого как нельзя лучше подойдет мини-мастер класс, или косметический показ, где можно наглядно продемонстрировать все преимущества продукта.
• В идеале на стенде должно работать два человека - тот, кто общается с Клиентом и рассказывает о продукции, и человек (возможно косметолог) который будет наносить косметические продукты, рассказывать об их действии и оценивать результат применения.
• Самое важное - обращайте внимание Клиента на результат. То, что было «До» и как стало «После» применения продукта. Кожа стала мягкая, бархатистая, более упругая и увлажненная и т.д.»

7. При оформлении стенда важно учитывать его цвет и освещенность. Каждый цвет рождает определенные ассоциации в сознании людей. Посетителей привлекают ярко освещенные стенды. Глаз человека всегда обращается в сторону более освещенного объекта.

8. Помимо визуального канала восприятия, на посетителей можно воздействовать через слух (тихая легкая музыка, аудиоэффекты), обоняние (приятные ароматы), вкус (угощения), осязание (тактильные ощущения).

Любовь Еремеева:

«Мы используем все средства для того, чтобы вызвать интерес у гостей выставки: проводим дегустации, лотереи, консультации специалистов. Большое внимание уделяем оформлению выставочной экспозиции. Изюминка нашего стенда – специальная витрина в виде светящейся баночки с монитором для презентаций на крышке.

Создать привлекательную, эффективную площадку для встречи гостей – не проблема, тем более, что Компания предлагает значительную помощь в оформлении фирменных стоек и  плакатов.

В рамках международной выставки «Наука и образование», мы выделили отдельную витрину для VIP- комплексов, обращая внимание посетителей на выдающиеся результаты научных разработок и высокие технологии производства компании. 

Мы предоставили нашим гостям исчерпывающую информацию о продукции, необходимой для поддержки интеллектуального и физического здоровья учащихся. Ведь экспонентами этой выставки стали представители 70 организаций и учреждений образования из разных уголков земного шара: Казахстана, России, Германии, Турции, Малайзии, Швейцарии и других стран.

Когда усталость давала о себе знать, представители областей подходили к нашему стенду и просили помочь восстановить силы. Здесь незаменимым оказался чайный напиток «Заповедный» и «Сорокотравник». Губернатор Томской области Сергей Жвачкин  с удовольствием принял наше приглашение продегустировать чайные напитки «Артлайф» и особенно отметил «Таежную силу».

Участие в этой выставке стало значительным вкладом в развитие компании, позволила повысить узнаваемость бренда «Артлайф» и возможность продвижения продукта через торговые представительства России в Казахстане».

                                           Основные причины НЕэффективности выставки:

1. Пренебрежительное отношение к выставкам. Часто компании не рассматривают выставки как реальную возможность развития бизнеса и повышения продаж.  Относятся к ним как к «вынужденной трате времени и денег», выходят на выставку с отношением «нас и так все знают» или с позицией «отдохнуть от офиса». Такой подход ставит под угрозу имидж компании.

2. Отсутствие четко сформулированных задач участия в выставке. Типичные «причины», по которым многие компании оказываются на выставках: «все участвуют, и мы участвуем», «потому, что участвуют конкуренты», «потому что надо же где-то выставляться» и прочее. Не имея достижимых, измеримых, ограниченных временными рамками задач, за осуществление которых отвечают конкретные сотрудники, сложно рассчитывать на высокие результаты.

3. Переоценка роли организаторов выставки. Многие экспоненты ошибочно преувеличивают роль и функцию организаторов выставки, считая, что «мы платим деньги, а организатор обязан обеспечить результат». Ни один профессиональный организатор не может предугадать индивидуальные маркетинговые цели сотен участников выставки и гарантировать, что, придя на выставку, посетитель обязательно зайдет на ваш стенд, заинтересуется именно вашим продуктом, а не продуктом конкурента на соседнем стенде.

4. Отсутствие предвыставочной рекламной кампании. Согласно статистике 61% посетителей проводят на выставке только 1 день, 25% посетителей успевают нанести визит только 5 экспонентам выставки, 76% посетителей приходят на выставки с заранее подготовленным планом, основанным на довыставочной информации. В этой связи сложно переоценить важность комплексной рекламной кампании участия в выставке.

5. Неподготовленный персонал Выставочный персонал – это один из главных факторов, влияющих на эффективность участия в выставках. Зачастую сотрудников отправляют на выставку без каких-либо указаний, и большинство из них просто не знают, зачем они находятся на выставке и что им следует делать. Основные проблемы выставочного персонала - незнание правил и манер поведения на стенде, несоответствующий внешний вид, невнимание к посетителям, неэффективные методы работы с посетителями, незнание собственной продукции и неумение ее демонстрировать, неграмотную организацию работы на стенде.

Анна Шушпанова, ведущий бренд-менеджер Компании.

Люди, которые представляют Компанию на выставке, должны владеть навыками деловых переговоров, отлично знать все о продукции, уметь ответить на самые неожиданные и каверзные вопросы. Работа на стенде должна быть организована таким образом, чтобы ни один перспективный посетитель не ждал общения более 30 секунд. В противном случае – он уйдет к конкуренту. Никто ни на мгновенье не должен почувствовать, что его игнорируют. Подчеркнутое уважение (желательно, искреннее) — самое надежное начало контакта.

6. Неэффективный выставочный стенд. Многие компании не знают, как рассчитать необходимую площадь стенда, правильно организовать его пространство, как с помощью дизайна и оформления привлечь внимание посетителей, и грамотно представить товары или услуги.

7. Отсутствие системного подхода к выставочной деятельности. Зачастую выставочная деятельность компаний не интегрирована в рекламную и маркетинговую политику. Для того чтобы добиться успеха, нужно понимать, что у каждой выставки есть свои индивидуальные особенности, изучать потенциал этих мероприятий, а затем разрабатывать стратегию участия в конкретной выставке.

8. Отсутствие поствыставочного сопровождения полученных контактов. Многие компании не анализируют работу на выставках и соответственно не исправляют ошибки и не развивают успешные решения на следующих выставках. По данным Exhibit Surveys, Inc. 87% выставочных контактов остаются необработанными.

Анжелика ФИЦ, Ирина ВЯТКИНА

Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru

Комментарии (0):